Quy trình thực hiện chiến lược OKR hiệu quả

Tại sao nên đặt mục tiêu.

Mục tiêu chính là động lực để phát triển bản thân, nên có tính thách thức, không nên đặt mục tiêu quá dễ dàng.

• Lựa chọn mục tiêu ngắn hạn hoặc dài hạn
• Cam kết thực hiện mục tiêu, đánh giá xem mục tiêu bạn đặt ra có bị ảnh hưởng bơi người khác trong công ty hay không?
• Đánh giá hiệu xuất bản thân qua từng công việc
• Sở hữu mức độ tự tin khác nhau
• Trải qua các cung bậc cảm xúc khác nhau
• Tăng giảm mục tiêu tuỳ theo khả năng của bản thân.

Thế nào mục tiêu TỐT.

Một mục là định hướng dẫn đường cho tổ chức và trả lời cho câu hỏi “Chúng ta móng muốn điều gì?”. 

Mục tiêu tốt cần ĐẠT 5 yếu tố sau: 

• • Truyền cảm hứng 
  • Có tính khả thi
  • Có ý nghĩa
  • Có thời gian cụ thể
  • Định tính

1. Truyền cảm hứng ( Cụ thể, thôi thúc và định hướng hành động)

• • Sử dụng ngôn từ tích cực, đơn giản, dễ hiểu
  • Cẩn trọng lựa chọn ngôn từ
  • Tập trung tiếp cận vấn đề mong muốn
  • Tránh đề cập những vấn đề không muốn làm.

2. Tính khả thi ( Có thể đạt được)

Đặt mục tiêu cao sẽ gia tăng năng suất làm việc, thôi thúc mọi người làm việc nhiều hơn những mục tiêu dễ. Mục tiêu cao nhưng không quá xa vời, mục tiêu khó khăn nhưng có thể đạt được. Mục tiêu sẽ giúp mình vượt qua giới hạn bản thân.

• • Mục tiêu cam kết: Gắn liền định hướng phát triển công ty. (Cam kết 100% hoàn thành trong thời gian nhất định)
  • Mục tiêu thử thách: Khuyến khích cá nhân nghĩ về bức tranh rộng hơn, có nhiều yếu tố rủi ro. Giúp đột phá.

=> Tạo sự cân bằng giữa truyền cảm hứng và có thể đạt được. Tuỳ vào mục đích của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.

3. Có ý nghĩa

• • Mô tả mục tiêu (Mô tả ngắn: Mục tiêu hướng tới điều gì, tính liên kết với tổ chức, sự hỗ trợ nội bộ, các yếu tố tạo nên thành công => Tại sao bạn đặt mục tiêu này)
  • Làm rõ mục tiêu (Ý của bạn là gì với khái niệm này? – Cụ thể hoá: Giá trị & Đối tượng)
  • Bắt đầu bằng 1 động từ ( Chỉ ra hành động; Định hướng)

4. Có giới hạn thời gian ( Tuỳ vào từng mục tiêu ( Tuần, Tháng, Quý, Năm) giúp định hướng hành động.
5. Định tính: Mô tả điều bạn muốn, định hướng phát triển.

Đặt mục tiêu theo tiêu chuẩn SMART

• S: Cụ thể ( Specific)
• M: Đo được ( Measurable)
• A: Khả thi (Attaibable)
• R: Thực tế (Relevant)
• T: Thời gian cụ thể (Time – Bound)

1. S: Cụ thể (Specific)

• Xác định mình muốn gì?
• Chi tiết hoá cái mình muốn
• Địa điểm thực hiện
• Yêu cầu cần làm và những khó khăn gặp phải
• Lý do thực hiện mục tiêu này.

2. M: Đo được ( Measurable)

• Xác định tiêu chuẩn hoàn thành (Định lượng)
• Đặt và trả lời câu hỏi làm rõ trọng tâm công việc
• Theo dõi tiến độ bạn đã đi đúng hướng chưa để thay đổi hoặc tìm hướng đi khác.

3. A: Khả thi (Attainable)

• Xem xét lại khó khăn, rào cản ( Thời gian; Sức khoẻ; Trình độ; Tài chính)
• Xem xét quyết tâm của bản thân

4. R: Thực tế (Relevant) – Phù hợp & Cần thiết

• Khẳng định lại mong muốn (Lý do đặt mục tiêu – Liệu có phải đích đến của bạn không?)
• Để ý đến các mục tiêu khác – Không xung đột
• Điều chỉnh mục tiêu nếu cần thiết

5. T: Thời gian ( Time – bound)

• Thiết lập khung thời gian để dễ kiểm tra & Tạo áp lực cho bản thân)
• Chia nhỏ mục tiêu dài hạn
• Chi tiết hoá các mục tiêu ngắn hạn

=> Động viên; Tập trung; Rõ ràng; Tự tin; Tối ưu giá trị.

Phân biệt OKR & KPI

OKR bao gồm: 

• Bạn muốn đến đâu?
• Bạn sẽ đến đó như thế nào?
• Bạn sẽ làm điều đó bằng cách nào?

KPI: Công cụ đo lường hiệu suất của 1 quy trình.

4 Nguyên lý nền tảng của OKR. ( Tập trung – Đồng bộ – Theo dõi – Mở rộng)

• Tập trung: Cái gì quan trọng trong 3, 6, 9 tháng tới
• Đồng bộ hợp tác: Minh bạch để hợp tác, kết nối các công việc
• Theo dõi: Theo dõi hàng tuần để khắc phục & cải thiện
• Mở rộng

Đồng bộ mục tiêu theo chiều dọc

• Đồng bộ hoá mục tiêu => quan trọng
• Giao tiếp tốt hơn ( Có sự liên quan bổ sung)
• Buộc phải làm việc với đồng đội
• Nhìn thấy bức tranh lớn hơn

=> Khi xây dựng OKR phải đảm bảo các mục tiêu OKR phải bổ sung cho nhau:

• Đồng bộ chặt chẽ
• Đồng bộ định hướng

Đồng bộ mục tiêu theo chiều ngang

• Đồng bộ OKR giữa các nhóm để phù hợp với OKR cả công ty.
• Xây dựng mục tiêu phù hợp năng lực phòng ban
• Mục tiêu phù hợp với mục tiêu của công ty

Phân nhỏ chu kỳ phản hồi OKR

• Check in OKR theo tuần
• Rà soát giữa quý
• Rà soát cuối quý

* Bộ quy tắc của OKR:

• Mục tiêu chính là gì?
• Kết quả chính là gì?
• Cách các kết quả chính hổ trợ cho nhau

=> Không dùng để đánh giá mà là đạt được kết quả gì?

• Có các mốc thời gian cụ thể
• Sẽ hoàn thành những việc gì?
• Ai chịu trách nhiệm báo cáo kết quả gì
• Ai hỗ trợ ai? Công việc gì?

=> Tiết kiệm thời gian; Cập nhật thông tin liên tục

Theo dõi tiến độ OKR

• Cập nhật thường xuyên